Внеофисное хранение документов: свобода или рабство для бизнеса?
Архивные компании предлагают разный набор аутсорсинговых услуг и условий сотрудничества. Клиентов завлекают «нулевыми» договорами, подарками и копеечными сервисами. Происходящее после подписания архивного договора зависит не только от того, с чем вы сознательно согласились, но и чем по незнанию пренебрегли. Как составить архивный договор и при этом защитить интересы своей компании?
Заявленные выгоды и реальные преимущества
Внеофисное хранение документов – относительно новое явление на российском рынке. На архивном рынке, который пока находится на этапе развития, отсутствуют единые стандарты оказания услуг и условий договора. Так, средняя стоимость хранения одного короба в месяц колеблется в пределах от 0 до 200 руб. Это как минимум дезориентирует и заставляет задуматься над скрытой математикой договора.
Подобная ситуация на руку некоторым поставщикам архивных услуг, которым удается «подсадить» плохо информированного заказчика на бесплатный сыр и мешок бонусов сверху. Как правило, в этом случае ему обещают цены на порядок ниже средне рыночных. Чтобы выгоды звучали еще убедительней, вдобавок к низкой стоимости он получает в подарок льготное хранение в течение двух лет, бесплатные архивные короба, доставку, размещение в хранилище, регистрацию, сканирование и т.п. Загнанный в рамки бюджета клиент идет туда, где ему предложили наиболее заманчивую цену. А дальше начинается самое интересное: «выгодное предложение» оборачивается для заказчика денежной кабалой, от которой он не может отказаться. Выйти из игры по договору будет стоить на миллионы рублей больше, чем платить за услуги.
Безусловно, ряд базовых выгод, заявленных в ходе переговоров, никуда от вас не денется. Высвобождение площадей от документов действительно позволит улучшить общую эстетику и функциональность офиса. Однако не стоит рассчитывать на то, что переезд документов непременно приведет к воплощению мечты об «офисе без бумаги». Опытный аудитор сможет дать объективное обоснование экономической выгоды передачи корпоративного архива на аутсорсинг. И экономия реальна! Меньше рутины с документами и больше времени на выполнение профильных задач – еще одно очевидное преимущество. Да, современные хранилища, новейшее оборудование, профессиональные архивисты и круглосуточная охрана решают многое, но не все. Призывы менеджеров «отдайте все на аутсорс и спите спокойно!» хорошо продают, но плохо совместимы с реальной практикой. Время от времени документы потребуют вашего внимания. Идеально если в штате будет сотрудник, ответственный за взаимодействие с архивной компанией.
Риски, связанные с внеофисным хранением документов
Регулярная потеря документов архивной компанией. При этом договором на оказание услуг ответственность исполнителя за пропажу не предусмотрена. С последствиями имеет дело только заказчик. И, как правило, потеря документов выливается в штрафные санкции со стороны госорганов. В случае с банковским сектором речь идет об очень серьезных последствиях.
Повышение стоимости обслуживания. Зачастую в договор закладывается ежегодная плановая индексация, которая может увеличить расходы заказчика до 40%. Но это полбеды. Увеличение цен может происходить в одностороннем порядке. Иногда в пределах рыночных цен, иногда – далеко за их границами. Так, например, за год цена на условный архивный сервис с 15 руб. может скакнуть до 30 руб., в то время как средний рыночный уровень не будет превышать 18 руб.
Непрозрачное ценообразование и дополнительные платежи. Это то, что обычно прилагается к так называемым бесплатным услугам и бонусам. Заказчик узнает о них только после подписания архивного договора.
Медленный сервис. В числе жалоб на некоторые архивные компании – крайне низкая скорость предоставления документов по запросу клиента. С момента поступления запроса до его доставки в офис может пройти не один день. При этом договор составлен так, что повлиять на архивную компанию не представляется возможным.
Типичные ловушки в договоре об оказании архивных услуг
Все бесплатности имеют под собой простое денежное обоснование. Сервисы по демпинговым ценам и подарки оптом на целые комплексы архивных работ в конечном итоге оплачивает клиент. Сегодня это весьма распространенная практика компенсации убытков. Ключевой принцип здесь: «на входе – 0, обслуживание – 500, на выходе – 1 000 000».
Для того чтобы выжать из заказчика по максимуму, в договоре обычно расставляют несколько ловушек. Во-первых, договор заключается на длительный срок, например, на 5 лет. Во-вторых, вводятся штрафы за расторжение договора в одностороннем порядке. В данном случае следует обратить внимание на стоимость безвозвратного изъятия документов, которое в среднем обходится от 25 до 150 рублей за единицу учета. Получается, что если банк сдал на хранение 5000 архивных коробов, то штраф при выходе из договора минимум составит 125 тысяч рублей. При условии что за единицу учета был взят архивный короб. Если считать будут не короба, а кредитные досье (1 короб = 100 досье), то сумма штрафа вырастет до 11 млн. рублей. Некоторые архивные компании обязывают заказчика платить за безвозвратное изъятие документов и в случае их уничтожения или снятия с учета. В-третьих, ограничение свободы накладывается через компенсацию убытков упущенной выгоды. Если такой пункт предусмотрен условиями договора, то заказчик должен выплатить сумму, равную стоимости сервисов за неиспользованный период. Так, если в рамках 5-летнего контракта заказчик решил разорвать отношения после первого года обслуживания, то на выходе ему придется заплатить от нескольких сотен тысяч до десятков миллионов рублей.
Поверх этих расходов договор любят «украшать» следующими условиями:
- Скрытые платежи. К ним относятся, например, повторная регистрация единиц хранения в системе архивного учета при поиске и возврате документов в архивохранилище. Закажите один и тот же договор 10 раз, и стоимость его обслуживания шагнет далеко за отметку ноль.
- Быстрый рост цен на услуги. Индексация в одностороннем порядке, необоснованно высокие тарифы и пр., с которыми ничего нельзя сделать, поскольку расторжение договора может повлечь куда более серьезные денежные потери.
- Навязывание дополнительных работ. В некоторых случаях по инициативе архивной компании проводятся работы по переупаковке документов не реже двух раз в год. Это затраты на упаковку, составление описей, штрих-кодирование, регистрацию единиц учета и др. Естественно, все за счет клиента. Привычное оправдание архивной компании, ссылающейся на пункты договора, износ документов в результате их перемещений.
- Ограничение на выдачу архивных коробов. Договор на оказание архивных услуг предусматривает лимиты на количество коробов, которые архивная компания обязуется выдать в течение одного рабочего дня. Учтите, что при дневной норме в 50 коробов для получения 9000 коробов вам понадобится около полугода.
Ни один здравомыслящий юрист не даст добро на договор такого содержания. Однако сотрудникам юридического отдела с другой стороны удается настолько ловко замаскировать свои выгоды, что не каждый специалист может вовремя их распознать и обезвредить. Существует практика, когда нежелательные условия закрадываются в текст договора после всех согласований: в финальную версию вносят односторонне выгодные поправки.
Как спасти компанию от кабального договора
1. Гибкие сроки договора. Наиболее безопасный вариант – 12 месяцев с автоматическим продлением. Если вы упустили пункты-сюрпризы, вам не придется ждать несколько лет, пока закончится контракт. На практике договор обычно заключается от 11 месяцев до 5 лет.
2. Понятное ценообразование и индексация цен. Большая удача – заключить договор с фиксированной ценой на весь срок его действия. Если вы согласились с индексацией цен, то необходимо точно указать, при каких условиях и в каком размере цены могут быть повышены.
3. Отсутствие непредсказуемых штрафных санкций при расторжении договора. В тексте должны быть четко прописаны условия расторжения вашего соглашения.
4. Объем выдаваемых архивных коробов в день. Возможности зоны разгрузки ограниченны. То же самое относится и к возможностям заказчика. Принять более 1000 коробов в день – пожалуй, тот максимум, которым следует ограничиться.
5. Ответственность архивной компании. Важно быть конкретным! Не допускайте туманных формулировок вроде «документально подтвержденные убытки будут компенсированы…». Определите конкретную ответственность за потерю или повреждение документов: например, 100 руб. за единицу учета.
6. Удобная система учета хранения и перемещения документов. Удобно то, что работает быстро. Оптимально, если архивная компания может предоставить доступ к веб-кабинету, в котором отражаются актуальные описи документов с указанием места хранения (офис или хранилище), а также история заказов.
7. Сервис на уровне. Соглашение об уровне предоставления услуг позволит заказчику иметь рычаги влияния на исполнителя. К примеру, поторопить архивную компанию в исполнении запросов на доставку документов.
Проще всего защитить интересы своей компании готовым шаблоном договора в составе тендерной документации. К ней необходимо приложить гарантийное письмо, в котором указано, что исполнитель обязуется подписать шаблон договора. Отказ от подписания будет равнозначен поражению в конкурсе.
Голубая мечта любой архивной компании – заполучить контракт на выполнение всех услуг (хранение, обработка, сканирование и т.д.), что для заказчика сопряжено с большими рисками. Сочетание аутсорсинга с рамочным проектом повышает шансы избежать драконовских санкций. В этом случае разные виды услуг оказываются в рамках разных договоров: например, хранение по одному, сканирование – по другому. Еще одна альтернатива полному аутсорсингу – архивный консалтинг. Если требования закона или корпоративные стандарты накладывают ограничения на работу с документами (соблюдение конфиденциального режима), то единственное решение – взять знания на стороне и сделать все самостоятельно.
Те, кто уже подписал договор со сторонней архивной компанией, могут диверсифицировать риски путем заключения соглашений с 2-3 другими исполнителями. Наращивать объемы сотрудничества будет целесообразно с тем поставщиком услуг, который в наибольшей степени соответствует вашим ожиданиям. И независимо от схемы архивного аутсорсинга важно помнить простую истину: качественное обслуживание не может быть бесплатным!